【書評/要約】AI分析でわかった トップ5%社員の時間術(越川慎司 著)(★5) ~トップ5%社員は他と何が違うのか、どう時間を見直すのか
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5%社員は残業せずに成果を出しています。
一方で、95%社員のうち94%がいつも「時間がない」と感じ、残業をしても成果が出ないことを悩み、残業沼に沈んでいます。

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この差はどこから生まれるのか?

最大の違いは、トップ5%社員は、「時間は有限」と心得て、そのうえで「より短い時間でより大きな成果を上げよう」と努めています。

〝More with Less〟(より多くのことを、より少ない時間で)

成果につながる重要なことに集中し、すぐに取りかかって軌道修正しながら目標を最短距離で達成することができれば、残業沼に陥ることはありません。

今回は、越川慎司さんの著書「AI分析でわかった トップ5%社員の時間術」からの学びを紹介します。

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なぜ、24時間があっという間なのか?

【書評/要約】AI分析でわかった トップ5%社員の時間術(越川慎司 著):なぜ、24時間があっという間なのか?

95%の人が残業沼にはまる最大の理由は、能力が低いのではなく、もっと簡単なやり方を見つけていないからです。いつも仕事に追われているのは、やる気がないからではなく、リソース(時間・集中力・エネルギー) が限られているからです。

95%社員が「残業沼」にはまる理由

95%社員のうち94%が「時間がない」と感じ、
95%社員のうち53%が「効果より効率を上げよう」と考え、
95%社員のうち45%が「努力で何とかなる」と思っていますが、これらの考えを改める必要があります。

ありがちな間違った思考

95%の人は、仕事に追い回されることを無意識のうちに受け入れいます。仕事をこなすことが目的となり、作業自体に充実感を見出してしまっています。そして、「時間がない」「残業が多いのは上司の生」とつぶやき疲弊しています。

そして、少しでも成果を上げようと「効率を上げよう」としますが、目の前の仕事に追われているだけで、「達成すべき目標」「作業の必要性確認」「必要最低限の達成プロセスの見定め」を行っていません。早く登ることだけを考えて、頂上を見定めずに山道へと駆け出しているような状態です。

そして、「努力で何とかなる」「努力すれば報われる」と少なからず思っています。しかし、根性や体力に委ねる働き方ができるのは、できても若いうちだけです。これこそ非効率の極みです。

よかれと思ってやってしまう逆効果の時間術、あるある

上述した以外にも、以下のような間違った習慣・思考・時間術があります。

・「しっかり管理すればしっかり成果が出る」と信じ、作業充実感に浸る(目的を見失っている)
・「重要な情報探し」に時間をやたらかける(必要最低限にとどめ、そこから自分なりに洞察する方が大事)
・「とりあえずショートカットキー」と考え、ショートカットマスターに努める(目的のはき違え)
・自分の経験と知識のみで考える(先入観や偏見というバイアスがかかっている。常識を疑えない)

95%社員と5%社員は 何が違うのか

【書評/要約】AI分析でわかった トップ5%社員の時間術(越川慎司 著):95%社員と5%社員は 何が違うのか

では、95%社員とトップ5%社員は 何が違うのでしょうか。

95%社員の典型的な3つのパターン

まじめに仕事に向き合っているけれど評価されない 95%社員は大きく3つのパターンがあります。

①スロースタート     :そもそも取り掛かりが遅い
②慎重さが負の連鎖を起こす:納得いくまで丁寧に調べる。何度も確認・修正で進まない
③途中で息切れ      :最初は快調でも、途中で指揮が落ち、進捗しなくなる

トップ5%社員の典型的な3つのパターン

一方、5%社員には、95%社員にはない、6点の特異点を持っています。

■仕事の事前準備段階
①仕事を受けてから初動までが早い
②相手(上司や顧客など) とアウトプットのイメージを合わせる(アウトプットをイメージする)
③ゴールから逆算して、必要最低限のプロセスを決める

■仕事の作業中
④プロセスにおける作業を小分け(細分化。隙間時間でも仕事ができるようにする)
⑤長時間作業をせず、こまめに休憩する(集中力の維持のため)
⑥期限より少し早く完了させて、次の仕事の初動も早い(基本、タスクは1つずつクリアする)

特異点①~④は「仕事の事前準備」に纏わることで、単に取り掛かりが早いだけでなく、最終的なアウトプットでミスをしないように、アウトプットのイメージとそのプロセスを明確化してから手を動かすのが特徴です。

そして特異点⑤~⑥は、「作業中」に関連することです。集中力を維持し、ゾーンに入るような感覚で質の高い仕事を短期間でこなしていきます。そして、そして、集中力を維持するために、それを邪魔する要素を断ちます。突然入ってきた「仕事を断る」のもその一つの方法です。また、期限より早く完成させることでミスが軽減できます。

5%社員はローリスク・ローリターン戦術

トップ5%社員は、人が考えつかないようなエクストラを用いそうな感じもしますが、実際は、ローリスク・ローリターン戦術です。

最も効率を上げる上で大事な、「必要ないものをやめること」に注力。必要のない作業にかける時間のゼロ化につとめ、その代わりに 目標達成にインパクトを与える作業にエネルギーを使っているのです。ムダなことはしない。これに徹しています。

「定期的な内省」で自分を高める

では、無駄なことを品ためにはどうしたらいいのでしょうか。それが、「週1回 15 分の内省」です。

トップ5%社員は、定期的な内省を通じて、成果につながったかどうかを必ず確認します。この確認作業で、「重要ではない」と判断した仕事には時間とエネルギーを費やさないのです。

例えば、トップ5%社員の多くが「情報収集を重要ではない」と答えていますが、これは、あくまで情報収集は手段にすぎないから。しかも、常に新しい情報を追おうとすると、その度に時間が奪われるからです。しかもググっての情報収集には、希少性はありません。

また、内省とは、「自分の考えを疑う姿勢(クリティカルマインド)」を持つことです。批判的思考(クリティカルシンキング)で、単に経験や直感に頼らず、客観的なデータや第三者の視点を取り入れることで思い込みを排除して考える。そして、客観的な視点で考え抜いたインサイト(洞察) を説明に加えることで、相手の納得感が増し、巻き込みやすくなる効果も高まります。

「この説明で相手を説得することができるのか?」「この資料は自分の思い込みでつくっていないだろうか?」といった問いを立て、その答えを用意すれば、ビジネスの成約率は高まります。

クリティカルシンキングについては、以下を参考にしてください。わかりやすい良書です。

自分でコントロールできないことにエネルギーを使わない

仕事のモチベーションを上げるために大事なのは「自分でコントロールできることを増やす」ことが大事です。故、トップ5%社員は、コントロールできない上司への愚痴を言ったりするのは「エネルギーの無駄」 と考えます。

故、ため息も少なく、「時間がない」という場合も、ポジティブな側面を含んでいることが多々あります。また、「意識を変える」という考えもしません。「意識は行動で変わる」と考え、すぐにアクションを起こし、自らを変えていきます。

トップ5%社員の時間術

【書評/要約】AI分析でわかった トップ5%社員の時間術(越川慎司 著):トップ5%社員の時間術

トップ5%社員は、上記6つの特異点を有効に活かすための、ちょっとした「3つのアクションスイッチ」を持っていて、即行動につなげていきます。
それが、本書で紹介されている「ちょいスイッチABC」です。

ちょいスイッチABC

ちょいスイッチABCは、
・作業を開始する前の2アクション
・作業中の1アクション
からなります。95%社員に小さなスイッチを押す感覚で、この3つのアクションを実践してもらった結果からも、89%から「時短効果を実感」との声を得られたものです。

ちょいスイッチABCによる時短効果は、トップ5%社員が「成果につながる仕事を見極めている」ことがベースとなっています。思考停止して惰性で仕事をしないことが最大のポイントです。

本書では、残業沼から抜け出す「ちょいスイッチABC」を実践にプラスして、このスイッチを押すためのトレーニング法が①個人編、②組織編 に分けて紹介されています。
実際の方法は、本書をお手に取って、ご確認ください。非常に参考になるはずです。

残業沼から抜け出す「ちょいスイッチABC」を実践!

作業時間と思考時間を分ける
アウトプットを先にする
時間の使い方を計画ではなく企画する
成功確率アップより失敗確率ダウンを目指す
すぐに作業できる状態を整える
「やめること」を決める
やめる基準の「チェックポイント」をつくる
メモのすごい効能を日常に定着させる
丁寧で遅い仕事をしない
「悩む・心配する時間」を減らす
投資対効果を考えて、せっかちにならない
自己否定は「妄想」であることを知る

「ちょいスイッチABC」を押すトレーニング 個人編

金曜日に「大きな仕事」を2つ書き出す
45分単位で仕事をこなす
報酬を声に出して言う
「承認」される仕組みをつくる
アナログ時計で逆算思考を促す
行動目標と締め切りを周囲3人に宣言する
週に1回トイレ掃除をする
ヘッドホンを活用する
通知設定を変える
文字を手書きする
音声入力をマスターする
自動校正を活用する
散歩しながら本を聴く
倍速再生機能を活用する
「間」で場の空気を変える
3秒ジェスチャー3選

チームで時短する「ちょいスイッチABC」を押すトレーニング 組織編

「フット・イン・ザ・ドア」で依頼する  
自走するチームが実践する五つのルール
会議時短3アクション
承認サンドイッチ戦略
上手に断る三つのテクニック
相槌&共感コメント7000選
相手のメリットを事前に5分考える
1チーム5人で活動する
刺激し合う仕組みを作る
導き役のコーチを配置する

最後に

今回は、越川慎司さんの著書「AI分析でわかった トップ5%社員の時間術」からの学びを紹介しました。
自分の時間の使い方の見直しに是非役立てたいと思います。

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本書は以下のシリーズがあり、どれも非常に多くの人に読まれ高い評価を得ています。私はまだ、他の2冊は未読なので、こちらも読んでみたいと思います。

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