【仕事効率化】デスクワークの生産性が平均42%UP!テレワークに潜む集中力低下・ダラダラ仕事の改善法
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在宅勤務で増えるダラダラ仕事。
しかし、仕事の価値は、かけた時間では決まらない。
いかに短時間で生産性、効率性を高めて仕事をするかが重要です。

デスクワーク仕事の生産性を上げるにはどうしたらいいか。仕事を効率化するにはどうしたらいいか?

デスク商品を販売するSteelcaseがマイクロソフトが仕事環境を機能的にするために行っている調査・研究で平均42%、デスクワークの作業効率が向上した方法生産性を著しく下げるデスク環境の改善法4つをまとめて解説します。

平均42%の作業効率がUP、マルチモニター化で

平均42%の作業効率がUP、マルチモニター化で

写真:Steelcase

Steelcaseがマイクロソフトが仕事環境を機能的にするために行っている調査・研究の紹介記事「How Multiple Monitors Affect Wellbeing」に大変興味深い記事がありました。

記事によると、マイクロソフトの技術コンサルタントが「ディスプレイと作業効率を定量化」した報告によると、「シングルモニターをデュアルモニターに変更しただけで、デスクワークの生産性が42%向上」したのだとか。

また、別の研究、ウィチタ州立大学の研究レポートでも、スクリーンサイズに関係なく、マルチモニターが仕事のパフォーマンスを高め、実際にシングルディスプレいからデュアルディスプレイにした人の98%が「仕事をするならデュアルディスプレイを選ぶ」と回答しています。

作業効率化の理由

調査結果によると作業効率化の主な理由は以下の通り。

・一度により多くのコンテンツを表示(より多くのウィンドウで、より大きなサイズで)
・より多くのアプリケーションを同時に立ち上げ、それらをより素早く切り替える
・ウィンドウを前後に移動したり、サイズ変更したりすることなく、複数のウィンドウを表示可能
・ドキュメントを並べて表示し、カット&ペーストが可能

つまり、複数のモニターを使用すると、画面の領域が大幅に増え、作業プロセスのオプションが増えるため、ユーザー制御が向上。仕事がしやすいので、ワーカーの満足度も上がるというわけです。

平均42%効率UP=勤務時間2時間半の短縮につながる

平均42%効率UP=勤務時間2時間半の短縮
ここで、「シングルディスプレイからデュアルディスプレイへの変更で平均42%の作業効率化」を、「作業時間」で考えてみましょう。

ディスプレイ1台追加で1ヵ月50時間が浮く

42%作業向上するなら、60分間で従来の60×1.42%=85.2分間の作業ができることになります。

仮に、1日8時間労働だとすれば、作業効率UP後は、
8時間×60分÷85.2分=5.63時間=「5時間38分」で仕事が完了
することになります。

つまり、従来の8時間労働が、約2時間半短縮されるということです。1ヵ月20日働くなら、短縮時間は50時間/月にも上ります。

この時間を別の仕事に充てたり、或いは、仕事を切り上げて別の時間(勉強、副業など)に充てれば、相当に人生が豊かになると思いませんか?

会社の仕事環境、経営者ならどうすべき?投資効果を考える

「いやいや、そうはいっても、マルチモニターにするためには、費用が掛かるじゃん」と考える方もいるでしょう。

そんな方にちょっと待った!経営者目線でモニターを購入する投資効果を確認してみましょう。

モニター購入代は作業効率UPですぐにペイする

労働基準法をもとにした労働時間をもとに年収を自給換算するなら、「年収500万円の人なら時給は2500円」です。

一方、格安なHDMIモニターなら1.5万円あれば購入できます。
モニター1台は「年収500万円の社員の6時間分(=投資代金1,5000円/時給2,500円)」にすぎません。

つまり、モニター1台導入して、社員の生産性をアップさせる、残業をなくして残業代を圧縮すれば、簡単にモニター購入の投資代金は回収できます。
今すぐ、デスクワークがメインの部署のPC環境をマルチディスプレイ化しましょう。ノートPCなら、1台の外部モニタを買い与えるだけでも十分です。

chami
chami
失敗しないモニターの選び方、おすすめコスパよしモニターは後程紹介するね。

テレワーク中の社員なら?浮いた時間で副業すえば

デスクワークの人は、自宅でテレワークをしている人も多いでしょう。この場合も、会社の仕事のために金銭的な投資なんて…と考えているようじゃだめです。

さっさとマルチモニターにして、生産性を上げて年収UP交渉のための実績作ったり、或いは副業をすればいいのです。トータル収入を上げる投資と思えば安いものです。

【すぐアクション!】マルチモニターを導入しよう編

マルチモニターの導入方法

写真:Steelcase

自宅のパソコンをシングルモニターからデュアルモニターにするのは難しくありません。人件費が高いわけですから、この生産性を上げることが大事です。

パソコンに未使用のディスプレイ端子がある場合

パソコンに使っていないディスプレイ端子があるなら、PCとモニターをつなぎ、簡単なWindows設定をするだけです。
参考 Windoesの設定:マルチディスプレイ表示設定方法

ノートPCで2画面/3画面以上のマルチモニターにする場合

パソコンに未使用のディスプレイ端子がない場合、或いは、更なる作業効率を狙って、ノートPCで2画面/3画面構成にしたい場合は、グラフィックアダプターと呼ばれるデバイスを利用することで、より使いやすいモニター環境を構築することができます。
パソコン(についている外部端子)により、必要なグラフィックアダプターは異なります。以下の記事にておすすめ品など紹介しているのでご参考に。

モニターの準備:おすすめディスプレイ

マルチモニターにするためには、当然のことながら外部ディスプレイが必要になります。
現在は、外部ディスプレを選ぶにしても、大きく以下の3種類があります。以下では、3種類のモニターのおすすめ品を紹介します。

外部ディスプレイの種類

①安価~プロ用効果品まで種類豊富な「フルHDモニター
②1枚でフルHD4台分の解像度を持つ「4kモニター
③持ち出し可能な「モバイルモニター

フルHDモニター

フルHDモニターは安価な商品であれば1台1万円ちょっとで購入が可能です。

おすすめ商品を目的別に紹介しているので以下にてご確認ください。

4kモニター

4kモニターの魅力は何といってもその解像度です。1台でフルHD4台分に相当する解像度を持ちながら、安価な商品なら3万円台からこうにゅうできます。

おすすめ商品は以下にてご確認ください。

モバイルモニター

フリーアドレスオフィスや外出が多い方にはモバイルモニターが選ばれています。価格も従来に比べリーズナブルになっており、2019年より利用者が増加、さらに今年、新型コロナウイルスによる在宅勤務・テレワークの急で大人気となっています。
おすすめ品をサイズ別にまとめました。最も人気があるのが15.6インチタイプです。

合わせて対策必要!生産性を下げるあれこれ撲滅作戦

上記では、マルチモニター追加で生産性を上げる効果を紹介しましたが、折角、生産性を上げる対策をしても、今のデスクワーク環境にある「生産性を下げる敵」を放置しておいては意味がありません。

生産性を下げる3つの敵

❶肩こり・腰痛  :集中力を著しく下げる
❷眼精疲労    :肩こり同様、集中力を著しく下げる
❸ダラダラ仕事環境:時間管理ができないと意味なし!物理的に改善しよう
❹生産性を下げる筆記用具:書き心地は非常に重要。悪いと脳の生産性が確実にさがります

姿勢をよくしようとか、ダラダラ仕事をやめようといった「精神論」では、なかなかどうにもなりません。
これを改善するための方法として、私が導入している方法をそれぞれ紹介します。

❶【肩こり・腰痛対策】姿勢改善グッズ

ノートPCをのぞき込むと、非常に姿勢が悪くなり、肩こりが非常にひどくなります。
上記で紹介したように、外部の大型モニターを使うのがよいですが、物理的に外部モニターを利用するのがこんなこともあります。

そのようなときに導入したいのが、ノートPCスタンドをはじめとする、デスクワーク作業時の姿勢を改善する肩こり・腰痛改善グッズです。

肩こりの原因は視線が下がることによる猫背です。この猫背を物理的に排斥するグッズを導入することで肩こり・腰痛からくる集中力低下を軽減することができます。

この対策として、私は外部ディスプレイ用にモニターアームを使用し、ノートPCにはノートPCスタンド(貼り付けタイプ)を使っています。おすすめ品は以下にて紹介しています。

❸【眼精疲労対策】光を制御し目の負担を減らすデスクライト

長時間、デスクワークをする人にとって、眼精疲労は悩ましい問題。1時間ごとに遠くを見るなどの対策は有効ですが、習慣化で改善を図ろうとするのは挫折しやすいのが現状です。

そこで導入を検討したいのが、モニターに映り込む光(照明器具の反射光)をカットするデスクライト。

BenQの『ScreenBar』は、光の反射がゼロで、モニター上部に簡単設置できるUSB給電ライト。独自開発したLED技術で非対称な光学設計を実現し反射を抑制。光が目に入らないようにすることで目の疲れを軽減します。Amazonでも人気のデスクライトです。

❸【肩こり・腰痛・ダラダラ仕事対策】スタンディングデスク

欧米を中心に利用が進むスタンディングデスク
座りっぱなしによる健康障害を軽減するばかりか、時間を決めて立ち仕事にすることでダラダラ仕事に歯止めがかかります。
2020年、コロナ禍で在宅勤務・テレワークが進む中、国内でも取扱業者も多くなり製品種類が増え、低価格品も登場し、買い求めやすくなりました。

私は2020年にスタンディングデスクを導入。立つ/座るを気分や体調に合わせて調整して使うことで、肩こりが軽減!気分転換効果も加わり、仕事のパフォーマンスがUPしました。

私が使ってるデスクについては、以下の記事に詳細をまとめているのでご確認を。ちなみにスタンディングデスクの幅は、物理的に可能なら広いものをおススメします。デスクの広さは、頭の広さにも直結するほど、生産性に関与します。

❹【思考をまとめるノート術】ノートとペン

人はメモをしたり考えをまとめる際に、ノートとペンを使いますが、これらも実は生産性に大きくかかわります。

粗品でもらった、書き心地の悪いボールペン使ってる方は要注意。人の脳は書き心地(感覚)に敏感なため、心地が悪いだけで生産性は落ちます。そして、ノートの罫線によっても、まとめやすさは全く違ってきます。詳細は以下の記事にてご確認を。

最後に

今回は、小さな投資でデスクワークの作業効率を効率化する方法について紹介しました。

人に与えられた時間は1日24時間で平等。
できる人・できない人、金持ち・貧乏人といった差ができるのは単位時間当たりの時間の使い方の積み重ねです。

ぼやぼや時間を過ごすか、先行投資し、より豊かで賢い時間の使い方をするかはあなた次第です。