企業の現場で次々とふりかかる問題。
ビジネスパーソン、日々、発生する問題に頭を悩ませ、ストレスを感じているのではないでしょうか。
では、どうすれば短時間で問題が解決できるのか、非常に有益なアドバイスを与えてくれるのが、寺下薫さんの著書「世界一速い問題解決」。
著者は、スピード重視で問題解決することを求めらるソフトバンク・ヤフーで様々な問題解決にあたった経験を持つ、問題解決の専門家。「現場の問題の9割は70分以内に解決できる」との発言にも納得できる「問題解決のヒント」が詰まっています。
今回は、著書「世界一速い問題解決」からの学びを書評としてまとめて紹介します。
目次
問題解決に対する誤解を解く
問題解決に当たっては、まず、多くのビジネスパーソンが抱えている誤解を解く必要があります。そこから見ていきましょう。
問題の9割は70分以内で解決可能
森下さんは、問題解決法を知っていれば、多くの問題は短い時間で解決すると言います。
❶関係者が少ない問題・個人問題：9割は70分以内
❷他部署を巻き込む問題 ：3日
❸事業全体にかかわる複雑な難題：3ヶ月間
多くの企業、部署、個々人は、何カ月も前、或いは、数年レベルで頭をモヤモヤさせる問題を抱えているのではないでしょうか。だとしたら、それは、取り組み方が間違っていることになります。なお、当記事では❶についてのみ紹介します。
多くの人が問題解決に失敗する本当の理由
寺下さんは、ソフトバンクやヤフーで多数の問題解決研修を実施した結果、問題解決に時間がかかる人には、ある1つの共通点があることが分かったと言います。
それは、「自分の経験則に依存ししすぎるがゆえに、過去に経験したことのない問題に直面すると、思考停止に陥ってしまう」 です。
過去の経験や考え方で解決できるのは、過去の経験に類似した問題だけです。自分の成功体験や経験則にばかりしがみついている人は、もはやこの先、生き延びることができないというくらいの危機感を持つべき、と厳しくアドバイスします。
問題解決に対する3つの誤解
多くのビジネスパーソンは、問題解決に関して、大きな3つの誤解をしています。
・解決策を考える時間の長さと、解決策の質は比例する
・解決策は〝100点〟の内容でなければならない
・問題解決力は生まれつきの素質である
そもそも、ビジネスには正解がありません。初めから100%の完璧は無理と考え、短期集中で対策を打ち出し「スピード重視」で部分的解決を先行させるなら、解決策を考えるのに長い時間は必要ありません。集中して取り組めば、「おっ、これは！」と思えるような妙案も出やすくなります。
また、問題解決は100%スキルであり方法論です。誰でも身に付けることができます。
まずはスピード重視で解決策を実行し、万が一、解決しないことが明確になった時点で、軌道修正をすればよいのです。
解決策には腹落ち感が必要
解決策を洗い出し、優先度をつける際、自分に納得感がないと、その後の実行が容易ではありません。「なぜ、それをやる必要があるのか？」という疑問が常に自分の頭をよぎることになり、実行力が弱まるからです。
超速問題解決：4つのステップ
問題に直面した時、ビジネスパーソンの99%は「この問題をどうやって解決しようか」と考え、「解決先に飛びつきます」。しかし、寺下さんは、大事なのは「一旦立ち止まることだ」といいます。これはどういうことでしょうか。
超速で解決できるか否かは「最初の10分」で決まる
問題に直面した後、最初の10分の使い方が大事です。超速で問題を解決できるかどうかの9割以上がこれで決まります。
それは、問題が発生した際、初動を間違えると、問題が解決するどころか、より問題が複雑化し、無駄な時間・労力を使うことになるからです。まずは、10分立ち止まる。そして、問題の背景を洗い出すことが大事です。
問題には、その原因が必ずあります。しかし、ここで、原因がモヤモヤしたまま「とりあえずやってみよう」と、いきあたりばったりの行動に出てると、問題解決に失敗します。まずは、頭の中にあるモヤモヤの原因をきちんと見えるようにすること。そして、困った事柄の全体像を明らかにすることが重要です。
超速・問題解決の4つのステップ
では、どのように進めるのか。以下が超速・問題解決の4つのステップです。
STEP1：10分で問題の背景を洗い出す
STEP2：20分でゴールを設定し、問題を整理する
STEP3：30分で問題の全容を「見える化」し。真の原因を突き止める
STEP4：解決策を10分で出す
以下では、それぞれのステップを見ていきます。
なお、以下で述べるアドバイスは、「既に顕在化している問題」です。「未来に起こりそうな問題（発想力やデザイン思考、イノベーション力が必要な問題）」は本書の対象外です。例えば「次なるiPhoneを生み出す」といったような問題には向きません。
STEP1：10分で問題の背景を洗い出す
最初に質問です。以下の質問に即答できますか？
・車用の信号機（横向き）の赤いランプは、左側、中央、右側のどこにある？
・百円硬貨の表に書いてある絵は何？
毎日見ているはずのものでも答えられない人がたくさんいます。
なぜ見えないかといえば、それは「関心」がないから。関心がなければ、目の前に「問題」があっても見えていません。
この状況は、ビジネスの現場では往々にして起きています。だから、放置されていた問題が、さらに悪化して顕在化⇒難題となって、目の前に現れるのです。
物事に関心を持ち、「本当にそうか」「先入観をもって判断してないかな」といったん立ち止まって、客観的に見つめましょう。
STEP2：20分でゴールを設定し、問題を整理する
「正しいゴール」を設定しないと問題は永遠に解決しない
目的地である正しいゴールを考えないまま、解決を講じようとしても、うまくいくはずがありません。まずは、ゴールありきです。達成できないゴールもNGです。
では、あるべき姿＝ゴールは、どう描けばよいでしょうか？
まずは、トップの意向、部門の目標やビジョン、ミッション、社内情勢、過去のデータにより、あるべき姿が何かを考えます。なぜ、こんなことを改めて述べるかといえば、多くのビジネスパーソンは、問題にぶつかった途端、ゴールを忘れ、「現状だけ」を見てしまうからです。
正しくないゴール設定の3つの共通点
正しくないゴール設定には、共通する3つの問題点があります。
❶いつまでにやるのかわからない（期限が不明確）⇒問題が先送りに
❷誰がやるかが明確ではない（主語が不明確）⇒誰もやらない
❸ゴールの内容が抽象的すぎて取り組めない（内容が不明確）⇒できるだけ「数値」を用いる
❸に陥らないようにするためには、「売上」「件数」「シェア」「前年比」「単価」「コスト」「費用」「工数」「人数」「効率」「納期」「期間」「順位」などを、ゴールにしてみるとよいでしょう。
「必要な情報」だけを超速で収集・整理する
問題に直面すると、視野が目の前のことに占拠され、問題の全体像が把握できていないという事態に陥りがちです。「俯瞰して物事を見る」には「上司の視点」が有効です。
なお、問題を洗い出すときに問題が漏れていると、問題解決に時間がかかるばかりか、問題がうまく解決できません。この漏れが起きにくい方法として、寺下さは、「プロセス（業務プロセスなどの順序）」で問題を整理することを勧めます。
抽出した問題はカテゴリーに分ける
問題の洗い出しが終わったら、問題をグループ分けします。この際の注意点は3つです。
❶「その他」のグループをできるだけつくらない
❷グループ同士のレベル感に違和感がないかを確認する
❸グループ同士を全部足すと100なるかを注意深く見る
STEP3：30分で問題の全容を「見える化」し、真の原因を突き止める
ITの進化により、私たちは、自分の頭の中で考えなくなっています。たとえ問題に直面していて、驚くほど使っていません。安易な解決策に飛びつかず、真の問題を見つけるにはどうしたらいいでしょうか？
「2つの質問」で問題の全体像を洗い出す
多くの人は「どうやって解決しようか？」と思いますが、今後は、「なぜ、こんなことが起こっているのか？」と考えるようにしましょう。
これを実現するのが、以下の2つの質問です。
❶問題の原因を1つ挙げるとすると、それは何ですか？（縦の質問）
❷その原因が解決すれば、この問題はすべて解決しますか？（横の質問）
まずは❶の縦の質問で問題を掘り下げ、解決策が見えてきたら、❷の横の質問で、横に問題がないか確認。そこから派生する原因まで網羅して、問題の全体像を可視化していきます。
「着手すべき問題」に優先順位をつける
数多くの原因が出てくると、問題になるのがどれから着手するべきか。この時の優先順位付けのコツは、「重要度」と「効果度（実現性と効果の大小）」で判断することです。この方法なら、ゴールに一番早く近づけます。
STEP4：解決策を10分で出す
「ゼロベース」で現実的な解決策を考える
解決の「突破口」が見えてこないとき、出された案は、「過去に試したことのあるような平凡な解決策」しか上がっていないのではないでしょうか？
多くの人は、案を考えるにあたって、「人、もの、金、リスク」などに前提条件を勝手に作っています。こうなると、既存の枠組みで考えた解決策しか出てこなくなります。
もっとやれることはあるはずです。ゼロベースで解決策を再考しましょう。
解決策に優先度をつける
ビジネスの現場では、解決の優先順位を「重要性」と「緊急性」で考えがちです。しかし、実は、この2つを基準にすると、以下の理由により、失敗しやすくなると寺下さんは指摘します。
・「緊急なものが重要に見えてしまう」という落とし穴に陥りやすい
・「重要度で決める」と「建前の話」になりやすい
以下のように優先度をつけましょう。
問題に手を付けるべき優先順位：「重要度」と「効果」で判断
解決策の検討時の優先順位 ：「効果の大小」と「実現可能性の高低」
解決策を超速で実行し、必ず成果につなげる
問題解決の手法知ってる人が、現場で問題を解決できるとは限りません。それは、「知っている」と「できる」はまったく異なるからです。実際に行動できる人は100人に一人。多くの人が逃げ腰になります。
行動を起こすには、時間をかけずに簡単にできることからやってみることです。小さな成果でもいいので早めに成果を出す。すると、小さな成功体験ができ、不思議と次の行動を起こす力が湧いてきます。
最後に
今回は、寺下薫さんの著書「世界一速い問題解決」からの学びの一部を紹介しました。
本記事では、部署を超えない比較的小さめの問題の超速解決法を紹介しましたが、「他部署にもまたがる問題」、「会社全体を巻き込む難問」の解決方法についても、アドバイスもされています。会社の中間層、重役クラスの方、さらに、会社全体の問題解決力UPを図る上でも大いに役立ちます。
この中には、「難問に直面したときの反応から見える5つのタイプ」を見分ける質問などもあって、なるほど…と思わされます。今のあなたが会社のお荷物となるタイプなら、本書から学べばいい！問題解決は100%方法論ですから！
ビジネスでも、プライベートな問題を解決するためにも、大いに役立つはずです。
